“9 de cada 10 usuarios prefieren contactar con las marcas por WhatsApp.” Pero tener el canal no es suficiente. Lo importante es saber si realmente funciona.

A día de hoy se sabe que WhatsApp se ha convertido en el canal favorito de los clientes. Da igual la edad o etapa en la que te encuentres, todos tenemos la aplicación en el móvil y la usamos para casi todo. Pero en atención al cliente, la pregunta clave no es solo “¿estamos en WhatsApp?”, sino “¿cómo sabemos si realmente está funcionando?”.

La magia no está en abrir el canal, sino en medirlo bien y hacerlo funcionar. Porque si no medimos, ¿cómo vamos a justificar la inversión o mejorar la experiencia? Aquí entran en juego los KPIs: confirman si vamos bien o si hay que cambiar de estrategia.

1. Tasa de resolución en el primer contacto (FCR)

En WhatsApp, los clientes esperan rapidez y eficacia. Si una consulta se resuelve sin necesidad de pasar por mil transferencias, estamos ganando puntos.

Por ejemplo, en el sector legal, si alguien escribe para pedir una copia de un contrato y, si el equipo le envía el documento directamente en ese primer chat, la experiencia es excelente y el proceso es eficiente. Para medirlo, se calcula el porcentaje de conversaciones que se cierran en el primer contacto.

2. Tiempo medio de respuesta 

Nadie quiere esperar horas y horas a que le contesten un WhatsApp. Aquí el reto es combinar la automatización (con nuestros bots que dan la bienvenida o responden dudas frecuentes) con la intervención ágil de un agente humano.

En automoción, por ejemplo, un usuario interesado en reservar una cita para la revisión de su coche quiere confirmación inmediata. Si recibe respuesta en menos de un minuto la percepción es positiva. Este KPI se mide registrando los minutos o segundos en los que se tarda en responder el bot desde el primer mensaje.

3. Coste por conversación vs. coste por llamada 

Aquí viene el dato que interesa a la alta dirección: una conversación por WhatsApp suele salir mucho más económica que una llamada telefónica. Y no solo en dinero, también en tiempo del agente. Para el telemarketing, esta función es muy eficiente, debido a que habitualmente se realizan llamadas masivas. Para esto WhatsApp permite reducir costes porque un solo agente puede atender varias conversaciones en paralelo y sin perder calidad. Medir los resultados no tomará mucho tiempo ya que se calculará dividiendo los costes del canal (licencias, agentes, tecnología) entre el volumen de conversaciones.

4. Nivel de satisfacción del cliente

La mejor métrica no la da un Excel, la da el cliente. Una simple encuesta al cerrar la conversación, con un “¿Cómo ha sido tu experiencia hoy?”, ya nos aporta mucho valor y no hay nada mejor que preguntar directamente al usuario. 

Un claro ejemplo se podría dar en el sector de seguros, imagina que están cerrando una consulta sobre una póliza, se envía una encuesta rápida en WhatsApp con emojis o una encuesta de satisfacción. Esa información refleja en tiempo real si la atención fue clara, amable y útil.

5. Volumen de abandono

Si un cliente empieza un chat y lo deja a medias, algo falla: puede ser el tiempo de espera, una respuesta poco clara o un proceso demasiado largo. Esto ocurre a menudo en viajes, muchas veces los usuarios empiezan a pedir información sobre vuelos o paquetes turísticos y abandonan porque el proceso es demasiado largo. Para detectarlo, se mide el porcentaje de conversaciones iniciadas que no llegan a cerrarse.

6. Conversaciones que se convierten en ventas

WhatsApp no es solo soporte. También es un canal de ventas. Que un cliente pregunte por horarios y termine comprando, cuenta (y mucho). En el caso de la telefonía, un cliente que inicia un chat para preguntar por el precio de un plan de datos o la cobertura de una línea, puede terminar contratando directamente un nuevo paquete o ampliando su plan desde la misma conversación. Este KPI se mide haciendo seguimiento en el CRM para identificar cuántos chats generan realmente una venta.

Y todo esto… ¿cómo lo aplico?

Medir no tiene que ser un lío. Con un CRM omnicanal como el de Vozitel, todos estos KPIs se registran de forma automática y en tiempo real. Así puedes ver de un vistazo cómo está funcionando WhatsApp frente a otros canales, detectar puntos de mejora y, sobre todo, demostrar con datos el impacto que tiene en costes y en satisfacción.

No basta con estar en WhatsApp “porque todos lo usan”. Lo que de verdad marca la diferencia es medir, ajustar y volver a medir. Los KPIs son el GPS que te dice si vas por buen camino. Y cuando tienes las métricas claras, tu atención al cliente no solo responde… sorprende.

Con Vozitel, tus conversaciones de WhatsApp se integran directamente en el CRM omnicanal. Así puedes medir, comparar y mejorar sin depender de herramientas externas.

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